Empfehlungen zu Videokonferenzen und Telefonaten
Wer Telefonate im öffentlichen Raum führt oder an Videokonferenzen im Rahmen des mobilen Arbeitens teilnimmt, sollte generell darauf achten, ob weitere Personen in der Umgebung das Gespräch mitverfolgen können. Insbesondere sensible Themen sollten keinesfalls in der Bahn oder in einer Hotel-Lobby besprochen werden.
Wir empfehlen, folgende Punkte bei der Teilnahme an Videokonferenzen zu beachten:
- Darauf achten, was hinter der eigenen Person im Video sichtbar ist. Insbesondere Whiteboards mit Passwörtern oder anderen sensiblen Informationen sollten auf keinen Fall als Hintergrund für eine Videokonferenz genutzt werden. Weniger offensichtlich, aber auch ein mögliches Problem sind Reflexionen auf spiegelnden Oberflächen (wie zum Beispiel Fensterscheiben) im Video, über die versehentlich Informationen wie der eigene Bildschirm eingesehen werden können. Optimalerweise sollte für Videokonferenzen ein neutraler und möglichst leerer Hintergrund genutzt werden.
- Bei der Verwendung virtueller Hintergründe oder eines Blur-Effekts bedenken, dass trotzdem Elemente aus dem Hintergrund zeitweise durchschimmern können; auch hier empfiehlt sich ein neutraler Hintergrund.
- Wird der eigene Bildschirm geteilt, darauf achten, welche Informationen für die anderen Teilnehmenden der Konferenz sichtbar sind. Häufig ist es sinnvoll, nicht den ganzen Bildschirm sondern nur eine konkrete Anwendung zu teilen. Ist dies nicht praktikabel, sollten beim Teilen des ganzen Bildschirms alle nicht benötigten Anwendungen für die Zeit der Videokonferenz geschlossen werden.
- Bei der Nutzung des Chats im Videokonferenztool darauf achten, dass Nachrichten immer an die korrekte Zielgruppe gehen und nicht aus Versehen sensible Informationen wie Passwörter in den Chat kopiert werden.
- Videokonferenzen können generell aufgezeichnet werden. Geschieht dies im Rahmen der genutzten Konferenz-Software, werden die Teilnehmenden häufig darüber informiert, dass gerade eine Aufzeichnung gestartet wurde. Unabhängig davon ist es aber auch möglich, Videokonferenzen lokal auf dem Gerät einer beliebigen Person in der Konferenz aufzunehmen. Dies gilt ohne vorherige Ankündigung zwar nicht als guter Stil, lässt sich aber technisch nicht verhindern. Dementsprechend sollten alle Äußerungen bei einer Videokonferenz mit entsprechendem Bedacht getroffen werden.
- Wer selbst plant, eine Videokonferenz lokal aufzuzeichnen, sollte vorher unbedingt alle Teilnehmenden darüber informieren und um deren Einverständnis bitten.
- Beim Betreten der Konferenz sollte man darauf achten, dass Kamera und Mikrofon deaktiviert sind. In vielen Tools ist das heute standardmäßig so konfiguriert, man sollte sich aber nicht darauf verlassen. Wer ganz sicher gehen will, kann die Kamera auch physikalisch abdecken und das Mikrofon im Betriebssystem stummschalten.
- Am Ende einer Videokonferenz darauf achten, dass die Konferenz tatsächlich verlassen wurde und nicht in einem in den Hintergrund geschobenen Fenster unbeabsichtigt weiterläuft.
Wer selbst eine Videokonferenz organisiert, sollte neben den obigen Punkten noch ein paar weitere Aspekte berücksichtigen:
- Konferenz mit einem zufälligen Passwort schützen oder eine Lobby einrichten und so die Teilnehmenden kontrolliert zur Konferenz beitreten lassen.
- Passwörter und Einladungslinks sollten nur an die Teilnehmenden der Konferenz verteilt und nicht veröffentlicht werden (ausgenommen hiervon natürlich Veranstaltungen, die einer breiten Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden sollen)
- Sollen bei einer Konferenz besonders sensible Themen besprochen werden, unbedingt die Liste der Teilnehmenden vor Beginn überprüfen und sicherstellen, dass nur befugte Personen anwesend sind. In diesem Kontext kann eine Lobby-Funktion sehr praktisch sein.
Im Gegensatz zu Videokonferenzen wird bei einem Telefonat nur Ton übertragen und die Zahl der teilnehmenden Personen ist überschaubar. Trotzdem sollten einige Dinge beachtet werden:
- Angezeigte Rufnummern aus dem öffentlichen Telefonnetz können gefälscht sein.
- Bei Telefonkonferenzen ist es oft nicht ersichtlich, welche Teilnehmer sich zu einem gewissen Moment in der Konferenz befinden.
